電子合同在大物流行業的應用越來越多,橫跨零擔物流、即時配送、快遞等等多個子行業,貫穿運輸、存儲、管理等多個環節。在運輸、存儲和管理成本居高不下的情況下,電子合同的應用不僅能夠幫助企業從多個方面將本增效,而且也是物流企業從傳統行業向互聯網行業轉型的突破點。
物流行業與電子合同的結合可謂是“珠聯璧合”,物流企業在經營中涉及到司機或騎手雇用、運輸合同、倉儲合同、結款合同、加盟合同等等各個方面的合同簽署問題,而且運輸的本質,是貨物和商品的流轉,物流企業必然希望業務拓展到全國乃至世界各地,因此紙質合同的弊端就暴露無疑:
時效:這一點是最致命的,涉及到兩個方面的問題。第一個方面,異地簽署合同暫時沒有更好的解決辦法,只能通過快遞來回,即使是使用順豐、或者同城急送,也都要花費少則1-2小時,多則數日的時間。第二個方面,如果公司領導不在,或者公章不在的情況下,要等到領導和公章都在了,才能簽署,也需要耽誤一定的時間。
成本:就像以上所說,物流公司的業務范圍遍布全國各地,合同的簽署對象包括甲方、司機、倉庫、第三方服務商、加盟伙伴等等,一份合同少則2頁,多則十多頁甚至更多,而且每份合同要么一式兩份,有的一式多份,再加上來回多次的快遞費用,簽署一份合同的成本需要幾十塊錢,越是大型的企業,簽署的合同越多,每年僅簽署的成本就多達幾十萬甚至上百萬。
風險:風險的含義很多,一方面,紙質合同異地簽署的問題就是,你可能不知道簽署的是不是本人,使用的公章是否有效,直到對簿公堂,進行鑒定,那么可能損失已經造成且無法挽回了。另一方面,合同是否會在途中丟失,合同的重要內容會不會被競爭對手知悉,等等。合同一旦寄出,這些問題就像達摩克利斯之劍,永遠懸在頭頂。
管理:紙質合同的管理需要一定的場所,先不說管理的成本,就說調閱的時候,就有一定的難度,司機不可能隨身攜帶所有合同,總公司也沒法隨時查看分公司簽訂的合同,就算是分公司的員工,想要隨時查閱也不可能,也必須要回到保管的地方才能查閱,而且要從陳年累月的合同中找到目標合同,也需要花費一定的時間和精力。更不要說紙質合同保管不當的情況下,存在一定的損毀風險。
電子合同融合了多手段身份驗證、公司實名驗證、本地化部署、CA認證、時間戳固化、在線驗簽等等,多項先進技術,能夠完美解決以上問題:
在線身份驗證,通過打通三大運營商、銀聯、公安部、國家工商總局等數據庫,能夠確保合同簽署雙方的真實身份,避免冒名簽署的風險;
一份合同從發起、傳輸、到簽署完成回傳,僅需要1分鐘的時間,這樣的簽署效率,是紙質合同無法比擬的。而且電子合同可以支持多終端簽署,只要一部手機、或者一臺電腦、ipad等等,都可以完成簽署;
合同傳輸過程中,運用哈希算法進行加密,哈希算法是廣泛運用在區塊鏈技術中的加密算法,是一種不可逆的運算過程,就算在傳輸中被截獲了哈希值,要想破譯加密前的文本,是不可能完成的,所以電子合同能夠有效防止重要信息泄漏的問題;
合同簽署以后,會加蓋時間戳進行固化,能夠完整記錄簽署時間、簽署狀態、文本內容,一旦文檔內容進行過修改,系統馬上就能進行判斷并給出提醒,這是紙質合同無法做到的,在防止合同偽造、篡改方面,電子合同一騎絕塵;
電子合同的管理也更加靈活,隨時隨地進入電子合同系統,就可以查看所有已簽、待簽、拒簽等狀態的合同,而且合同的搜索也變得異常方便,可以按照時間、簽署對象、合同名稱等信息進行快速定位。
根據《交通運輸部關于修改〈道路貨物運輸及站場管理規定〉的決定》中,也大力提倡物流行業盡早使用電子合同來替代紙質合同,“鼓勵道路貨物運輸經營者采用電子合同、電子運單等信息化技術,提升運輸管理水平。”
一直以來,物流發展水平是經濟發展的一個制約因素,國家、行業和企業都寄希望于智慧物流為整個行業帶來新的活力,降低社會物流總費用,降低企業運營成本,提高物流行業的效率。基于紙質合同的弊端和電子合同的優點,以及政府部門的背書,我們有理由相信,電子合同是傳統物流向智慧物流發展的突破點,是未來的簽署方式。