對(duì)于電子合同這個(gè)新興軟件,想必很多人都想嘗試了解,特別是企業(yè)HR,但是電子合同怎么簽?簽署過后的文件有保障嗎?官方承認(rèn)電子合同簽署的文件嗎?
早在2005年官方就發(fā)布了《中華人民共和國(guó)簽名法》肯定了電子簽名的效力。2020年3月,北京市人力資源和社會(huì)保障局《關(guān)于在疫情防控期間開展勞動(dòng)合同管理電子化工作的請(qǐng)示》說明:用人單位與勞動(dòng)者協(xié)商一致,可以采用電子形式訂立書面勞動(dòng)合同。
電子形式訂立的合同,相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式訂立的紙質(zhì)合同主要有效率高、成本低、法律風(fēng)險(xiǎn)可控、合同文本能有效管理和備存。
效率高
線下合同的面對(duì)面簽署和快遞郵寄方式,是導(dǎo)致效率低下的主要因素。如在雙方身處異地,紙質(zhì)合同在簽署過程要經(jīng)過起草、定稿、寄送方簽字蓋章、郵寄、送達(dá)收方、收方簽名蓋章、再寄送回執(zhí)等數(shù)個(gè)環(huán)節(jié)。
如以上操作,勢(shì)必會(huì)加大合同丟失的風(fēng)險(xiǎn),雙方溝通不同,還會(huì)引起不必要的官司,得不償失。
使用簽盾電子合同,企業(yè)通過電腦端、移動(dòng)端均可發(fā)起合同簽署,簽署方可通過簽盾APP、短信等多終端可快速查看合同以及簽署操作。
成本低
紙質(zhì)簽約,除損耗辦公資源外,企業(yè)仍需耗費(fèi)大量人力參與、操作、監(jiān)督、執(zhí)行合同簽署交換的全過程。
伴隨著時(shí)間的延續(xù),企業(yè)還需在合同管理以及儲(chǔ)備存檔上產(chǎn)生必要的人力開支和成本支出。
法律風(fēng)險(xiǎn)可控
紙質(zhì)簽約,存在對(duì)方主體身份難以核實(shí)、物理簽章肉眼難以辨別真假、這就導(dǎo)致合同效力是否有效。
再者,合同后期要修改變更,容易產(chǎn)生時(shí)間和內(nèi)容上的糾紛爭(zhēng)議,導(dǎo)致簽約雙方有矛盾。
合同文本的有效管理和備存
依托第三方平臺(tái)的功能模塊,企業(yè)能夠輕松實(shí)現(xiàn)合同文本的起草擬定和個(gè)性定制,有效對(duì)接合同文本的檢索、查看及調(diào)用。
根據(jù)人社部官方文件要求以及《電子簽名法》的規(guī)定,企業(yè)HR要完成電子勞動(dòng)合同的簽署需按照以下流程來進(jìn)行操作。以人力資源部門與員工簽署勞動(dòng)合同為例。
電子合同的操作簽署流程:
第一步:
HR進(jìn)入簽盾官網(wǎng)或簽盾APP
第二步:
勞資雙方可以事先在官網(wǎng)查看電子合同業(yè)務(wù)辦理流程
第三步:
勞資雙方根據(jù)平臺(tái)指引進(jìn)行實(shí)名認(rèn)證。企業(yè)方需提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人身份證正反兩面,通過后臺(tái)審核處理過后,錄制活體人臉識(shí)別視頻,驗(yàn)證通過即可完成實(shí)名認(rèn)證。員工也按照以上流程,進(jìn)行身份驗(yàn)證和實(shí)名認(rèn)證。
第四步:
企業(yè)主體將起草定稿的勞動(dòng)合同文件上傳至簽盾平臺(tái),企業(yè)方發(fā)起文件簽署,確定雙方簽署位置,企業(yè)方簽署后,待員工方回復(fù)
第五步:
企業(yè)發(fā)起合同后,待簽員工會(huì)收到簽盾發(fā)送的信息,點(diǎn)擊信息中的鏈接,跳轉(zhuǎn)至簽盾H5平臺(tái),根據(jù)提示,完成簽署;員工還可在官網(wǎng)或手機(jī)登錄簽盾電子合同平臺(tái),根據(jù)提示,使用電子簽名,完成簽署。
第六步:
合同簽署完成后,平臺(tái)會(huì)生成不容篡改的數(shù)據(jù)電文,進(jìn)行備案存證,任何一方都不能對(duì)此進(jìn)行修改。
即使面對(duì)大量待簽署的合同,也能一鍵批量簽署,簽署完成的合同只需在搜索框中查詢,即可快速找到,合同的任何進(jìn)程清晰展現(xiàn)在眼前,更加便捷、高效。
根據(jù)以上操作 ,即可快速掌握簽盾電子合同的簽訂流程了,使用電子合同簽署文件,再也不用擔(dān)心合同拒不交付、合同內(nèi)容被篡改,電子合同的文本內(nèi)容一旦固定任何一方都篡改不了,保障了對(duì)于簽署方的利益,回歸了契約關(guān)系中的核心內(nèi)容。