受疫情的影響,在線化、數字化辦公已經成為企業經營發展的趨勢,相應的紙質合同簽署已經不太適應在線化、數字化辦公,嚴重制約著業務效率和增加成本。而電子合同是數字化重要應用工具,可以幫助企業在線化、數字化辦公提高效率,節省成本。
首先我們來看紙質合同簽署的痛點:
1、簽署管理效率低,受疫情影響,使用紙質合同異地簽署、內部辦事合同傳閱審批都變得非常不便,不僅郵寄時間增加、而且審批因在線辦公導致不同步、效率低下,耽誤業務進程。同時簽署完成的紙質合同,需要占用公司的物理倉儲和專人人員進行管理,一旦業務旺季,需要簽署大量的合同,容易把合同搞混、丟失不說,而且積累在一起查找也不方便。
2、簽署成本高,對于紙質合同簽署來說,其涉及到的環節包括打印、郵寄、倉儲、專門的人工等諸多成本,簽署一份紙質合同的成本大約在20元,成本是比較高的。
3、紙質合同的風險是不可控的,簽署紙質合同容易出現各種突發問題,比如簽署身份不可控、簽署行為意愿不可控,出現假身份、代簽、冒簽甚至偽造合同、印章等,帶來不小的損失。
簽署電子合同如何為企業降本增效
首先電子合同是通過電子信息網路以電子形式雙方約定簽署的合同形式,交易雙方只需要在電子合同簽署平臺上進行在線化的合同簽署即可,而且全程電子化簽署、存儲管理非常的高效且方便。
對于合同安全問題,電子合同通過實名認證對簽署雙方的身份進行數據比對、確認真實有效,同時通過頒發數字證書具備了身份、簽名不可抵賴性。在合同簽署過程中,平臺會再次要求簽署雙方進行意愿認證,以確保電子簽名是本人操作和意愿的表達。
此外,如簽盾電子合同簽署平臺還采用區塊鏈、時間戳等技術手段對電子數據進行加密上鏈存儲,以確保數據不被篡改;保證電子數據的完整性和客觀性。
對于合同的管理上,電子合同通過平臺以及聯合第三方存證機構進行存儲。平臺管理電子合同也無需占用物理倉儲,在線歸檔和查閱,無需擔心合同搞混、丟失等問題,使用起來簡單快捷。重要的是,簽署電子合同的成本只要2-7元,如簽盾電子合同一份只要4元,相較于紙質合同的成本,降低了80%,為企業大大節省了成本。
