合同簽署是公司經(jīng)營(yíng)管理環(huán)節(jié)中的重要一環(huán),它是公司建立合作關(guān)系的憑證,取得效益的橋梁。但常常業(yè)務(wù)的合作推進(jìn),容易耽誤在合同簽署環(huán)節(jié)上,或者因?yàn)楹贤芾聿坏轿?而引發(fā)合同糾紛。可以說(shuō),做好合同簽署與管理工作是可以為公司提效的,并且避免合同簽署與管理的風(fēng)險(xiǎn)。
目前,合同簽署管理過(guò)程中存在哪些問(wèn)題?
首先是使用紙質(zhì)合同時(shí)簽署管理效率低,管理成本高。紙質(zhì)合同簽署不僅需要打印、審批、郵寄等一系列的繁雜的簽署流程,而且涉及異地簽署問(wèn)題,常常會(huì)拉長(zhǎng)合同簽署周期,影響業(yè)務(wù)的推進(jìn)。在合同管理過(guò)程中,涉及大量合同管理的情況下,合同歸檔容易搞亂,查找不便,丟失等問(wèn)題都有可能發(fā)生。
其次,使用紙質(zhì)合同時(shí)簽署管理數(shù)據(jù)過(guò)程中,容易被篡改合同內(nèi)容以及偽造印章。紙質(zhì)合同在傳輸過(guò)程中,一旦出現(xiàn)審核漏洞,容易被人為進(jìn)行篡改,同時(shí)實(shí)體印章天然容易被偽造導(dǎo)致假章泛濫,無(wú)法杜絕,帶來(lái)合同糾紛風(fēng)險(xiǎn)。
那么,企業(yè)要如何做好合同簽署管理工作呢?
通過(guò)簽署電子合同解決紙質(zhì)合同簽署管理過(guò)程中的一系列問(wèn)題。首先電子合同解決了異地簽署問(wèn)題,簽署雙方無(wú)需面對(duì)面,也無(wú)需郵寄,通過(guò)電子合同簽署平臺(tái),在線(xiàn)上進(jìn)行操作,一方發(fā)送電子合同簽署邀約,另一方受到電子合同后,進(jìn)行意愿確認(rèn),再簽字蓋章,一份電子合同就算簽署完成,整個(gè)過(guò)程快至幾分鐘完成,非常的便捷且高效。
其次,電子合同解決了內(nèi)容篡改,印章偽造等問(wèn)題。電子合同簽署通過(guò)電子簽名、實(shí)名認(rèn)證等方式,確保了簽署主體的身份是真實(shí)有效的,并且獲取可靠電子簽名需要先實(shí)名認(rèn)證,然后經(jīng)過(guò)數(shù)字認(rèn)證機(jī)構(gòu)進(jìn)行確認(rèn),才能使用電子簽名。電子簽名在使用過(guò)程中,是無(wú)法進(jìn)行偽造的,并且使用時(shí)需要再次確認(rèn)當(dāng)事人的身份,確保了合同簽署是本人操作,以及真實(shí)意愿的表達(dá)。
最后,電子合同的管理也無(wú)需占用倉(cāng)儲(chǔ)空間,采用電子數(shù)據(jù)的形式存儲(chǔ)在云端服務(wù)器,歸檔整理也只需在平臺(tái)上進(jìn)行操作,非常的簡(jiǎn)單易上手,且操作非常的快速,即使需要整理大量的合同文件,也能實(shí)現(xiàn)快速歸檔。
