隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展,企業(yè)加速數(shù)字化轉(zhuǎn)型,作為數(shù)字化的基礎(chǔ)設(shè)施的電子合同,電子簽名逐漸應(yīng)用普及,相比較于紙質(zhì)合同、實(shí)體印章,電子合同及電子簽名能為企業(yè)帶來(lái)哪些便利呢?
首先我們要知道電子合同及電子簽名是通過(guò)電子信息網(wǎng)絡(luò)以電子的形式訂立及管理的合同簽署方式,因此,電子合同及電子簽名主要應(yīng)用于線上的合同簽署需求,應(yīng)用在各行業(yè)領(lǐng)域中,適應(yīng)了數(shù)字化的轉(zhuǎn)型的需要。
相較于紙質(zhì)合同,實(shí)體印章,電子合同及電子簽名解決了異地合同簽署的問(wèn)題,使得更加的高效便捷。通常情況下,涉及到異地合同簽署,一般采用快遞郵寄的方式,不僅周期長(zhǎng),效率低,而且在異地簽署的合同也容易出現(xiàn)偽造、篡改的風(fēng)險(xiǎn),尤其是實(shí)體印章在現(xiàn)代科技的加持下,偽造更容易,近些年,因偽造印章出現(xiàn)的合同糾紛的事件也不少。而電子合同及電子簽名能有效解決這些問(wèn)題,簽署電子合同需要各方先進(jìn)行實(shí)名認(rèn)證,即驗(yàn)證簽約方的身份真實(shí)性,并且使其有了網(wǎng)絡(luò)身份證明,變得可追溯,不可抵賴。此外,使用的電子簽名采用電子化的管控,一旦出現(xiàn)偽造的情況,能及時(shí)的發(fā)生并且有記錄可查,方便及時(shí)止損。
電子合同及電子簽名為企業(yè)還解決了紙質(zhì)合同簽署流程繁瑣的困擾,其中主要的問(wèn)題就是紙質(zhì)合同在簽署過(guò)程中需要進(jìn)行審批,一旦出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)繁忙或領(lǐng)導(dǎo)外出的問(wèn)題,那么合同就無(wú)法及時(shí)有效的進(jìn)行審批,不能審批也就無(wú)法進(jìn)行蓋章。而且到蓋章環(huán)節(jié),如果印章被公司人員帶出去了,也會(huì)無(wú)法及時(shí)進(jìn)行蓋章的,耽誤了合同業(yè)務(wù)的推進(jìn)。針對(duì)這些問(wèn)題,電子合同及電子簽名在簽署使用的過(guò)程中,通過(guò)線上審批的方式,設(shè)置好審批流程,領(lǐng)導(dǎo)即使是外出,或繁忙也能隨時(shí)進(jìn)行審批。同時(shí)電子簽名是通過(guò)管理員授權(quán)使用的方式,只要你經(jīng)過(guò)授權(quán)能夠使用印章就無(wú)需再找到管理員用印了,自己的業(yè)務(wù)合同自己就能進(jìn)行蓋章操作了。
電子合同及電子簽名還為企業(yè)節(jié)省了成本,相比紙質(zhì)合同一份簽署20元左右的成本,還要占用物理倉(cāng)儲(chǔ)空間及多名管理人員進(jìn)行管理,電子合同及電子簽名全程采用電子化的簽署及管理,無(wú)需使用到紙張、打印設(shè)備及占用物理的倉(cāng)儲(chǔ)空間,也無(wú)需多人進(jìn)行管理,極大的節(jié)省了設(shè)備費(fèi)用開(kāi)支及人員開(kāi)支。
最后,電子合同及電子簽名還對(duì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)進(jìn)行更加安全的保障。紙質(zhì)合同的存儲(chǔ)無(wú)第三方進(jìn)行公證保全,雙方各執(zhí)一份原件,一旦發(fā)生糾紛,不僅采信難,而且因?yàn)闊o(wú)全程記錄,取證也比較難。而電子合同及電子簽名在簽署及存儲(chǔ)過(guò)程,通過(guò)電子簽名、區(qū)塊鏈、時(shí)間戳、哈希等技術(shù)手段,對(duì)簽約主體、簽約內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)等數(shù)據(jù)信息進(jìn)行存證保全,同時(shí)還同步到第三方的司法鑒定中心及公證處進(jìn)行同步存證,保證了電子合同數(shù)據(jù)存證的安全。
