制造業數字化轉型是數字中國建設的重要內容,近年的政府工作報告頻頻提及:積極推進數字產業化、產業數字化,促進數字技術和實體經濟深度融合?,F階段,制造業數字化轉型主要集中在設備改造與上云、供應鏈與倉儲物流管理、排期與生產管理、業務經營管理等方面,而涉及“文件簽章”環節大多需要流轉到線下,沿用傳統紙質簽署管理方式,這樣一來,不僅影響人效,而且紙質簽署管理帶來的弊端更加凸顯。
日前,雄鷹照明科技有限公司攜手簽盾,引入簽盾電子合同,將采購合同、銷售合同、渠道商合作協議等文件通過簽盾電子合同簽約平臺線上發起、審批、簽署、歸檔及存證,實現“文件簽章”環節全流程電子化,不僅提高人效,而且解決了紙質簽署管理帶來的管理成本高,用印風險大等問題。
沐陽雄鷹照明科技有限公司(以下簡稱“雄鷹照明”)是一家成立于2013年的專業LED太陽能路燈生產廠家,主要生產太陽能路燈、庭院燈、草坪燈、高桿燈、交通信號燈等,憑借多年生產經驗,專業技術人才儲備以及完善的生產管理體系、技術創新和強大的新品研發能力贏得了廣大客戶、社會各界的高度認同。
生產銷售管理數字化轉型
文件簽署管理未跟上數字化步伐
作為一家傳統生產銷售型企業,雄鷹照明積極推進數字化轉型,從引入QMS優化內部品質管理體系到自研生產系統應對客戶定制及OEM需求及業務經營數字化管理升級,整個生產銷售管理逐步完成了數字化轉型。而涉及各類文件簽署管理場景(供應鏈、物流運輸、渠道銷售、內部辦公管理等)依然使用傳統紙質簽署管理模式,導致線上線下流轉的繁瑣流程凸顯諸多痛點:
異地簽署不便,快遞周期長,難協同
雄鷹照明日常涉及到的合同或其他文件就包括了生產原料采購合同、訂單收據、渠道商合作協議、銷售合同等,且供應商、渠道及銷售網絡覆蓋全國,必然需要異地簽署,通常都是以快遞來回寄送的形式,不僅簽署周期長,而且難協同,采購、銷售推進效率低。
簽署過程難管控,異地簽署文件存在風險
雄鷹照明的供應商、渠道商分散,線下簽署過程管控難,存在篡改合同內容、偽造印章,假冒身份以及代簽冒簽等風險,同時日常涉及到采購、銷售合同數量多,手動審核,核對賬目,增加財務審計難度,風險隱患防范難度大。
文件歸檔管理人效低,管理成本高
日常采購、銷售合同包括各類單據數量多,造成大量的紙質文件堆積,整理歸檔及后續查找核對麻煩,不僅導致對接管理員工的時間都花費在基礎性、重復性的工作上,而且還增加了倉儲管理、后續維護等一系列管理成本。
當下,數字化轉型已經成了制造業降本增效,提升市場競爭力的重要路徑。有效推進企業數字化轉型,實現全流程數字化管理,應用電子合同、電子簽名、電子簽章是關鍵。
簽盾電子合同助力雄鷹照明
生產銷售全流程數字化管理
雄鷹照明引入簽盾電子合同,通過簽盾電子合同簽約平臺實現采購合同、銷售合同、渠道商合作協議等文件發起、審批、簽署、歸檔、存證全流程電子化操作及在線統一管理。避免了線上線下流轉的繁瑣流程,解決了紙質簽署管理痛點,實現生產銷售全程信息化、數字化管理。
以往雄鷹照明簽署采購合同、銷售合同、渠道合作協議需要打印成紙質,層層流轉審批、快遞來回寄送完成雙方蓋章?,F在,只需將需要簽署的電子合同文檔上傳到簽盾電子合同簽約平臺,進行發起簽署,再以短信的方式通知客戶簽署,客戶登錄到簽盾平臺,完成身份認證后,即可進入到簽署頁面,進行簽字蓋章操作,整個過程快至幾分鐘搞定,大大提高了簽署效率。
以往企業簽署完成的合同需要手動整理歸檔,掃描到電腦端存儲備份,量大來不及處理易堆積,而且后續想要查找核對沒有一鍵檢索工具,還非常麻煩?,F在,通過簽盾電子合同簽約平臺,簽署完成的合同存儲在平臺云端,統一電子化歸檔,支持標簽分類,選擇文件夾即歸檔,關鍵詞、一鍵搜索快速查閱,非常便捷。
以往企業的印章管理沒有一套標準的執行規范,印章管理員權限缺乏監督,用印操作缺乏審批把控,人為干預因素多,過程沒有記錄,用印的風險大?,F在,通過簽盾電子合同簽約平臺,電子印章安全管控,通過設置員工權限與審批流程實現各層級人員權限用印。有了印章使用權限,員工就可以直接蓋章,否則就需要申請用印,平臺對成員用章情況,均有詳細,精確記錄,方便隨時監管追溯,避免了印章私用、冒用的風險。
此外,簽盾電子合同簽約平臺通過“數字簽名、加密傳輸、時間戳、區塊鏈”等技術,對每一份電子簽約全過程數據進行加密固化,以Hash的形式存儲在區塊鏈上,確保文件數據完整,不被篡改。簽盾還對接了互聯網公證處,實現數據同步存證。一旦發生糾紛,可申請出具互聯網公證處公證書,同時接入眾多仲裁委、互聯網法院,平臺出具的證據報告均受采納,保障了用戶的合法權益。