高等院校作為教育行業(yè)的重要組成部分，在培養(yǎng)高素質(zhì)人才、推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步及服務(wù)國家發(fā)展等方面，具有舉足輕重的作用。
在高校日常事務(wù)中，存在大量文件處理工作，包括招生錄取、教學(xué)管理、科研管理、人事管理等，且人員規(guī)模非常龐大。據(jù)數(shù)據(jù)顯示，2023年我國各種形式的高等教育在學(xué)總規(guī)模為4763.19萬人，2024年國內(nèi)高校畢業(yè)生人數(shù)達(dá)到了1179萬。在如此龐大的群體下，高校每年需要處理的文件需以億計(jì)。
傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同簽署流程繁瑣、效率低下，而且在如此龐大的業(yè)務(wù)量下，高校每年因此產(chǎn)生的紙張打印、合同文件郵寄成本等，都要以億元計(jì)算。并且，與其他行業(yè)不同，高校業(yè)務(wù)過程復(fù)雜，涉及檔案文件類別眾多，同時(shí)有著學(xué)生、教師、管理人員等眾多參與主體，這都會(huì)給文件的傳遞、歸檔等加大難度，同時(shí)也增加了檔案的管理成本和安全隱患。
電子合同簽約方式的出現(xiàn)，可以完美解決這些問題。通過將紙質(zhì)文件數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)合同的數(shù)字化簽署、證書電子化發(fā)放等，有效簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)流程，降低文件傳遞成本，保障文件安全。提高業(yè)務(wù)效率的同時(shí)，也有助于降低高校各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)參與人員的時(shí)間、管理等成本。
01
常見痛點(diǎn)
1、各類證明材料簽字蓋章流程復(fù)雜
在校師生開具的各類證明類材料，需要走復(fù)雜的簽字審批流程，如果涉及到校外機(jī)構(gòu)的文件材料等，還面臨著大量的溝通、人員奔波等成本，非常耽誤事情的辦理進(jìn)程。
2、文件真?zhèn)伪鎰e難
學(xué)生各學(xué)科成績單易偽造，紙質(zhì)成績單成績被篡改難察覺，且缺乏有效的核驗(yàn)手段，在驗(yàn)證成績真實(shí)性過程中缺乏有效通道。
3、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)難，人工處理容易出現(xiàn)誤差
在畢業(yè)季等節(jié)點(diǎn)，學(xué)校需要對(duì)學(xué)生就業(yè)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)歸總，三方協(xié)議、畢業(yè)證、學(xué)位證等紙質(zhì)材料的整理全部由人工處理統(tǒng)計(jì)，在如此高強(qiáng)度的工作量下極易出現(xiàn)人為失誤，影響最終數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性。
4、印章管理及使用瓶頸明顯
很多高校都有分校，有些校區(qū)甚至不在同一地，異地的分校、學(xué)院要蓋學(xué)校公章只能來回跑，嚴(yán)重拉長簽章周期。遇到緊急事務(wù)因?qū)徟I(lǐng)導(dǎo)出差、不在校等，無法進(jìn)行簽字審批，很影響事務(wù)的辦理。并且，在入學(xué)季和畢業(yè)季等節(jié)點(diǎn)，需要蓋章的文件眾多，人工蓋章容易出現(xiàn)漏簽、錯(cuò)簽等情況。
02
解決方案
隨著近年移動(dòng)化、在線化等信息技術(shù)的發(fā)展，從技術(shù)層面推動(dòng)了高校教育模式和信息化模式的轉(zhuǎn)型變革。近年來教育部也推出多個(gè)相關(guān)政策指導(dǎo)，要求高校加快信息化時(shí)代教育變革，建設(shè)智能校園，以信息化手段優(yōu)化辦公流程，逐步實(shí)現(xiàn)全流程、全業(yè)務(wù)線上辦公。
在電子合同簽約領(lǐng)域，為高校搭建電子簽名基礎(chǔ)設(shè)施平臺(tái)，是近些年重要的課題。簽盾通過為高等院校提供圍繞簽署的一系列服務(wù)，從文檔制作開始，到文檔的歸檔存儲(chǔ)管理，乃至簽署完成時(shí)提供全鏈路的存出證服務(wù)，覆蓋電子合同簽約的全過程、全場(chǎng)景，滿足高校數(shù)字化簽署的各種核心訴求。
簽盾【獨(dú)立部署產(chǎn)品解決方案】，可以為高校用戶進(jìn)行專業(yè)化后臺(tái)管理系統(tǒng)和簽章系統(tǒng)部署，將電子簽名與電子合同管理能力，接入高校各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)，鏈接高校信息化通路。既滿足用戶核心數(shù)據(jù)不出本地的需求，也滿足用戶需要結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)打造獨(dú)有簽署流程的需要，針對(duì)具體業(yè)務(wù)場(chǎng)景進(jìn)行差異化處理解決，以讓電子簽名簽署更順暢。
方案特點(diǎn)：
（1）本地化部署，可實(shí)現(xiàn)獨(dú)享服務(wù)器資源。
（2）獨(dú)家原文沙箱技術(shù)，核心數(shù)據(jù)不出網(wǎng)，保證客戶隱私安全。
（3）集中化管理組織印章，確保用印安全。
（4）可根據(jù)場(chǎng)景需求定制開發(fā)，滿足各種內(nèi)外部簽署需求。
03
場(chǎng)景應(yīng)用
1、提交申請(qǐng)/資料簽署
在師生遇到需要學(xué)校簽字蓋章的文件時(shí)，通常流程是在教務(wù)系統(tǒng)當(dāng)中發(fā)起申請(qǐng)，審批通過后由于高校現(xiàn)有的系統(tǒng)不支持線上簽字蓋章，需要線下跑流程，非常的麻煩且耽誤時(shí)間。
通過簽盾電子合同簽約平臺(tái)，師生承諾書、電子成績單等可直接線上完成簽字蓋章，且材料審批通過后能直接通知提醒到相關(guān)申請(qǐng)人員進(jìn)行下載保存，不需要線下跑流程即可完成。
2、內(nèi)部審批簽署
高校內(nèi)部常見的用印審批流程，大多在OA系統(tǒng)中發(fā)起申請(qǐng)，經(jīng)由各審批節(jié)點(diǎn)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，才會(huì)到最終的用印環(huán)節(jié)，期間還可能涉及到領(lǐng)導(dǎo)的簽批意見、領(lǐng)導(dǎo)簽字、表單格式轉(zhuǎn)換等特殊需求，非常的麻煩。
通過簽盾電子合同簽約平臺(tái)，可以與高校OA等業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的審批流程深度打通，實(shí)現(xiàn)H5表單簽署，支持在不同審批節(jié)點(diǎn)提供領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于文件內(nèi)容的批注及簽署動(dòng)作的連貫性，覆蓋報(bào)銷流程、評(píng)優(yōu)申報(bào)審批、研究生畢業(yè)論文答辯審批等各種場(chǎng)景。
3、證明類文件簽署
在高校教務(wù)系統(tǒng)中，經(jīng)常會(huì)遇到學(xué)生成績單、學(xué)生學(xué)籍證明、教工職稱證明等各類證明材料申請(qǐng)，文件種類多、格式不一且數(shù)量大，業(yè)務(wù)平臺(tái)不具備在線批量簽章功能，若線下蓋章費(fèi)時(shí)費(fèi)力，工作量巨大，并存在法律風(fēng)險(xiǎn)。
通過簽盾電子合同簽約平臺(tái)，在高校教務(wù)系統(tǒng)中引入電子簽署能力，通過身份認(rèn)證對(duì)學(xué)生和教職工身份進(jìn)行認(rèn)證，在需要出具證明材料時(shí)，相關(guān)人員僅需登錄學(xué)校相應(yīng)的教務(wù)系統(tǒng)就可以申請(qǐng)，審批通過后可以自主下載。
4、合同協(xié)議類簽署
在高校日常事務(wù)中，會(huì)遇到各種合同協(xié)議類文件需簽署，包括招標(biāo)、采購、人事招聘等電子文檔，實(shí)習(xí)就業(yè)協(xié)議，畢業(yè)生就業(yè)推薦表等等，原有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)無法進(jìn)行電子簽章，需要師生等相關(guān)辦事人員在高校業(yè)務(wù)系統(tǒng)中提交申請(qǐng)，然后拿打印下來的紙質(zhì)合同文件跑到相關(guān)部門去簽字蓋章，如果遇到不在一個(gè)校區(qū)甚至是高校下屬院校，辦理完結(jié)非常的麻煩。
通過簽盾電子合同簽約平臺(tái)，可以對(duì)接高校教務(wù)系統(tǒng)、就業(yè)管理系統(tǒng)以及OA軟件等，實(shí)現(xiàn)就業(yè)協(xié)議書3分鐘內(nèi)在線網(wǎng)簽辦結(jié)，讓畢業(yè)生、實(shí)習(xí)單位以及學(xué)校遠(yuǎn)程在線簽署就業(yè)協(xié)議，不需要學(xué)生返回學(xué)校簽字蓋章，節(jié)省學(xué)生的成本。
04
客戶案例
某大學(xué)有著大量的文件處理工作，為加速智能校園建設(shè)，以信息化手段優(yōu)化辦公流程，逐步實(shí)現(xiàn)全流程、全業(yè)務(wù)線上辦公，需要在網(wǎng)上辦事大廳、人事管理、圖書館管理等校務(wù)系統(tǒng)中引入電子簽名技術(shù)，實(shí)現(xiàn)教職工證明文件、學(xué)生畢業(yè)相關(guān)文件、圖書館收錄檢索等相關(guān)文件的在線簽署、“不見面”辦理。
通過與簽盾合作，本地部署簽盾電子合同簽約平臺(tái)，通過API對(duì)接服務(wù)，與高校內(nèi)部的辦事系統(tǒng)打通，統(tǒng)一接入電子簽名能力，所有簽署全部放在線上進(jìn)行，不需要線下跑流程，大幅提升辦事效率，也節(jié)省相關(guān)辦事人員的時(shí)間。并且，所有出具的文件資料都可以進(jìn)行數(shù)據(jù)留存，在系統(tǒng)中進(jìn)行存儲(chǔ)管理，大幅降低高校文檔存儲(chǔ)管理成本，加速智慧校園的建設(shè)建成。
1、畢業(yè)生“零跑腿”，各類表單文件線上辦
引入電子簽名技術(shù)后，該校畢業(yè)生們?cè)诋厴I(yè)季各種證明材料申報(bào)等，都可以在線填報(bào)申請(qǐng)，學(xué)校接到學(xué)生的選調(diào)生報(bào)名表、等級(jí)證書復(fù)印件、統(tǒng)招統(tǒng)分證明表等各類表單證明文件，都可以在線完成簽署和審批工作，不僅效率得到大幅提升，而且在校外實(shí)習(xí)的學(xué)生不需要返回學(xué)校跑流程，實(shí)現(xiàn)“零跑腿”在線辦理。
2、文獻(xiàn)收錄線上辦，學(xué)術(shù)工作更輕松
師生申請(qǐng)圖書館收錄其學(xué)術(shù)論文時(shí)，申請(qǐng)人無需跑腿圖書館線下登記申請(qǐng)，直接在線上系統(tǒng)按要求填寫“查收查引委托單”、“論文清單”，提交至相關(guān)郵箱，圖書館工作人員確認(rèn)后可生成電子版檢索證明并加蓋電子簽章，直接發(fā)送至申請(qǐng)人的電子郵箱中，全程線上辦理。
3、教職工證明文件自助開，效率直線提升
該大學(xué)教職工人數(shù)已突破4200余名，當(dāng)教職工人員需要開具在職證明、收入證明、職稱證明等各類人事證明文件時(shí)，不再需要前往各部門線下蓋章，直接通過人事系統(tǒng)在線提交申請(qǐng)，系統(tǒng)將自動(dòng)匹配相關(guān)的證明文件，在導(dǎo)入該教職工的相關(guān)個(gè)人信息后加蓋合法有效的電子簽章。并且，教職工人員可自行下載打印，非常的輕松方便。
除此之外，在招標(biāo)采購、內(nèi)控管理等方面，也可利用電子簽名系統(tǒng)進(jìn)行電子合同簽約，與高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)集成，跟蹤管理合同履約情況、歸檔情況，并具備自動(dòng)生成合同臺(tái)賬的能力，構(gòu)建高校合同全生命周期的管理體系。
簽盾是全證據(jù)鏈電子簽名領(lǐng)先者，以安全合規(guī)為核心，以技術(shù)創(chuàng)新為驅(qū)動(dòng)，致力于為企業(yè)、政府及個(gè)人用戶提供安全合規(guī)、高效便捷的數(shù)智化電子簽名解決方案，實(shí)現(xiàn)各行業(yè)具體業(yè)務(wù)場(chǎng)景與電子簽名的全鏈路數(shù)字化閉環(huán)，簡(jiǎn)化簽署流程，確保每一份簽名的法律效力，助力降本增效。
簽盾旗下?lián)碛须娮雍贤灱s平臺(tái)、電子合同簽約管理系統(tǒng)（混合云/私有云）、UKey電子章、電子簽約釘釘版、開放平臺(tái)、電子數(shù)據(jù)存證管理平臺(tái)等產(chǎn)品，目前已為30+行業(yè)，超100000客戶打造“簽約簡(jiǎn)單，盾守保障”的數(shù)字化簽署體驗(yàn)。
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