隨著電子簽章應用的推廣和普及,越來越多的行業以及企業選擇了電子簽章作為辦公管理合同文件簽署方式之一。尤其是在疫情的大環境下,線上辦公、遠程協同的需求增多。
在物業傳統簽章場景中,存在著諸多不便,比如在簽訂租賃合同時,需要經過合同打印、合同審批、簽章蓋章、郵寄、等待客戶簽章回寄等流程,導致簽章的周期長,成本高并且容易錯失合作客戶。
以及在涉及各類教會收據單、催繳單等單據的簽章管理時,往往是需求急,數量多,需要耗費大量的時間在起草、填單蓋章的過程中,一旦印章管理不當或存在錯漏蓋章的行為,容易造成偽造印章,錯蓋漏蓋等風險。
總結來說,物業在簽章管理工作中容易出現:簽章數量多,工作效率低;簽章數量大,成本高;歸檔整理、查閱不便,管理難;偽造印章行為易發,潛在風險大等問題。
使用電子簽章能很好的解決以上這些問題。
首先使用電子簽章需要各方主體進行身份認證,提交企業信息、個人身份信息、人臉識別等,交由公安部、工商局等管理部門進行數據比對,再由ca認證機構頒發數字證書,確保了簽章主體的身份的真實有效。
其次,合同、收據、繳費單等文件的簽章統一在電子簽章系統或平臺上進行,從文件簽章發起到文件管理、存證等是實現了全程在線,無需面對面,更無需郵寄,滿足了在線辦公、遠程協同的需求,同時文件的管理也更加便捷,電子數據存儲,一鍵歸檔和查閱。
最后,應對傳統簽章潛在的風險問題,電子簽章做了極大的保障措施,通過身份認證、電子簽名、區塊鏈、時間戳等技術手段,對簽署以及存儲過程中的文件數據進行加密上鏈存儲,固化原始文件,一旦發生修改即能及時查看發現,保障了文件數據的安全。
